Umowa ustanowienia odrębnej własności lokalu i jego sprzedaży jest jedną z najważniejszych czynności prawnych związanych z obrotem nieruchomościami na rynku pierwotnym. Akt notarialny nie tylko przenosi własność lokalu na nabywcę, ale również formalnie wyodrębnia go jako samodzielną nieruchomość posiadającą własną księgę wieczystą. Ze względu na złożony charakter tej procedury konieczne jest zgromadzenie szeregu dokumentów potwierdzających stan prawny nieruchomości, zgodność inwestycji z przepisami budowlanymi oraz możliwość dokonania odpowiednich wpisów w księgach wieczystych. Poniżej przedstawiamy wykaz dokumentów i informacji, które należy przygotować przed zawarciem umowy.

DOKUMENTY NIEZBĘDNE

• odpis księgi wieczystej (wydawany przez Wydział Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego albo pobrany ze strony internetowej https://ci-ekw.ms.gov.pl/sposob-zlozenia-wniosku,
• podstawa nabycia – dokument stwierdzający nabycie własności przez obecnego właściciela nieruchomości, najczęściej akt notarialny (umowa sprzedaży, darowizny, zamiany lub inna), orzeczenie sądu (prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, dział spadku, o zasiedzeniu) lub akt poświadczenia dziedziczenia,
• odpis ostatecznej decyzji właściwego organu o udzieleniu pozwolenia na użytkowanie budynku,
• zaświadczenie Starosty/Prezydenta Miasta stwierdzające samodzielność lokalu wraz z opisem lokalu, rzutem lokalu i pomieszczeń przynależnych zaznaczonymi na rzutach kondygnacji,
• wypis z kartoteki lokali (wydawane przez Starostwo Powiatowe – ewidencję gruntów i budynków), zaopatrzony w klauzulę o przeznaczeniu do dokonywania wpisów w księdze wieczystej,
• wypis z rejestru gruntów wraz z wypisem/wyciągiem z kartoteki budynków i wyrysem z mapy ewidencyjnej – przeznaczone do dokonywania wpisów w księdze wieczystej (wydawane przez Starostwo Powiatowe – ewidencję gruntów i budynków),
• świadectwo charakterystyki energetycznej;
• zaświadczenie o tym czy lokal znajduje się na obszarze Specjalnej Stefy Rewitalizacji lub na obszarze rewitalizacji oraz czy na obszarze tym zostało ustanowione prawo pierwokupu nieruchomości na rzecz Gminy (wydawane przez Urząd Miasta bądź Gminy).

INNE POTRZEBNE DOKUMENTY (w zależności od sprawy)

• zaświadczenie potwierdzające, że nabycie nieruchomości było zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w przypadku gdy zbywca nabył przedmiotową nieruchomość na podstawie spadkobrania albo zasiedzenia (wydawane przez Urząd Skarbowy),
• umowa kredytowa - jeśli nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego wraz z oświadczeniem Banku o udzieleniu kredytu jeżeli Bank wymaga ustanowienia w akcie notarialnym hipoteki,
• zgoda wierzyciela (osoby na rzecz której jest ustanowione prawo) w odpowiedniej formie na zwolnienie nieruchomości spod obciążenia np. prawem służebności mieszkania, hipoteką, ewentualnie zgoda wierzyciela na spłacenie długu z ceny sprzedaży z podaniem kwoty wymaganej do spłaty, rachunku do spłaty i promesą wyrażenia zgody na zwolnienie spod obciążenia po spłacie – w przypadku obciążenia nieruchomości np. hipoteką;
• dokumenty wyjaśniające rozbieżności w pisowni danych osobowych np. decyzja o zmianie imienia, nazwiska.

INFORMACJE:

• cena sprzedaży, warunki zapłaty ceny, nr konta bankowego sprzedającego,
• data i warunki wydania nieruchomości, informacja czy lokal jest najmowany, dzierżawiony.