W tym artykule przedstawię Państwu ciekawą metodę organizacji czasu pracy. Pomoże ona Wam zapanować nad zadaniami oraz unikać wielu przerw w pracy lub uniknąć zajmowania się rzeczami, które odwracają naszą uwagę od głównego celu.
Musimy być szczerzy sami przed sobą. Każdy marnuje czas w pracy: przeglądamy portale społecznościowe, wysyłamy SMS-y do znajomych, przeglądamy strony internetowe. Często zajmujemy się tzw. „pierdołami” po to tylko, aby nie wykonywać trudnego zadania. Zauważamy potem, że lista zaległych spraw powstaje tak szybko, że przypomina górę nie do zdobycia. Pojawiają się nerwy, tłumaczenia przed przełożonym czy stres. Często mamy (słusznie) pretensje do samych siebie, ponieważ to my sami wpakowaliśmy się w te problemy.
Przygotowanie
Chcesz nie zdążyć z zadaniami? Chcesz znów nie wykonać połowy zleceń? Chcesz zabrać pracę do domu? Chcesz od samego rana w pracy mieć bałagan i nie wiedzieć do czego się zabrać? Chcesz pić kolejną kawę za kawą zastanawiając się co miałeś zrobić? To bardzo proste: wystarczy, że dzień wcześniej nie zrobisz listy zadań. Że przed snem nie wykonasz tej prostej, 5-minutowej czynności.
Ile razy dzień, tydzień lub nawet miesiąc wcześniej zaplanowałeś sobie kilka spraw do zrobienia, pamiętałeś o nich, a potem zorientowałeś się, że termin minął. Ile razy kładłeś się spać z zamiarem zrobienia czegoś, a dzień potem oglądając tv mówiłeś sobie, że znów nie dałeś rady? Ja miałem tak wiele razy. Dlatego:
- Tworzenie listy zadań w myślach, to błąd
- Zakładanie, że nie zapomni się tego, co ma się jutro zrobić, to błąd
- Zapisywanie listy w komputerze (lub gdziekolwiek elektronicznie) to straszny błąd.
Myśli bywają ulotne. Zakładanie, że jutrzejszy dzień będzie zorganizowany, idealny, wspaniały, to błędne myślenie. Zawsze wypada coś niespodziewanego i zadania zapamiętane w pamięci ulatują jak dym przelatujący przez palce. Mówisz w komputerze masz listę zadań, a ja Ci mówię, ja też miałem i nic z tego nie robiłem! Dlaczego: bo najpierw otwierałem kompa, czytałem emaile i przyszły nowe zadania. Te stare zapisane ignorowałem.
Lista zadań musi, ale to musi być zapisana na kartce papieru lub w notesie. Ja preferuję notes, który mam zawsze przy sobie. Notes to świetna sprawa: można tam zapisać bardzo dużo i widzisz zadania z kilku dni. Zobaczysz jak dużo zrobiłeś, co poprawić, co zaległe itp.
Co masz zrobić:
Przed spaniem (lub wcześniej np. o godzinie 15:45, jeżeli zwykle kończysz pracę przed 16:00) - siadasz z notesem i spisujesz zadania na jutro. Przy robieniu listy zadań trzeba być skupionym. I uwaga: nie spisuj za dużo czynności do wykonania, ponieważ nie zdążysz ich zrobić. Zapisz sobie jedynie kilka najważniejszych prac. To wystarczy. Podam przykład swojej listy na przykładowy dzień:
- Zaprogramować skrypt kalendarza (ok 2 godz.)
- Wykonać kopię zapasową serwera X (ok 3 godz.)
- Przygotować artykuł na firmowy blog (ok 1 godz.)
- Zapłacić rachunki za ... (ok 1 godz.).
Zawsze warto spisać szacowany czas pracy z pewną rezerwą. Jak wykonamy zadanie szybciej będziemy zadowoleni, że oszczędziliśmy trochę czasu.
Zapisałem tylko 4 zadania. Zostało mi trochę wolnego czasu, to mogłem wykonać nową (niespodziewaną) pracę i kilka dodatkowych rzeczy. Możesz zrobić tak samo lub np. nagrodzić się za wysoką efektywność: kawa, 30 minut czytania książki lub coś podobnego (coś niezwiązanego z pracą wykonywaną normalnie).
Dlaczego spisywać listę?
To dziwna sprawa, ale tekst, który SAM zapiszesz traktujesz jako rozkaz. Ma ogromną moc (tekst spisany na komputerze nie ma żadnej mocy). Tekstu spisanego w notesie teoretycznie nie idzie wymazać i skasować. Kiedy oglądasz notes lub tylko widzisz, że leży na biurku to wiesz, że masz zadania do wykonania. Wolisz wykonać zadania niż wstydzić się potem oglądając w notesie niezrealizowaną listę pracy.
Do póki samemu nie zaczniesz spisywać listy (na kartce, w notesie) to nie zauważysz jaką to ma siłę. Kiedy już wyrobisz sobie odpowiedni nawyk, to po jakimś czasie wszystko się poprawi. Zauważysz, że
- Systematycznie wykonujesz trudne zadania
- Jesteś bardziej słowny i zorganizowany
- Wykonujesz wszystko to, co sobie zaplanowałeś
- Masz więcej wolnego czasu
- Dotrzymujesz słowa
- Prowadzisz życie pozbawione stresu
Pamiętaj o tym, że:
- Nie przejmuj się, jeżeli nie zdążyłeś wykonać zadania. Spróbuj kolejnego dnia. Zmieniasz swoje postępowanie małymi krokami. Nie wszystko wypali od razu
- Zawsze zdarzają się sytuacje, które trudno przewidzieć, czasem trzeba będzie przesunąć zadania na kolejny dzień.
- Rezerwuj sobie czas na realizację nagłej pracy, której wcześniej nikt nie mógł przewidzieć.
- Spisuj zadania konkretnie. Unikaj sformułowań typu: praca z klientem. Zamiast tego napisz: klientowi X poświęcę 2h, w tym czasie wykonam dla niego projekt wizytówki. Dzięki temu konkretnie będziesz wiedział co robić. Łatwiej wtedy zabrać się za pracę
Pomidory na ratunek, czyli zarządzanie czasem
Wiemy już jak ważne jest przygotowanie listy zadań. Teraz pora uporządkować swój czas. Polecam do tego metodę pomidora (nie będę Cię zanudzał genezą tej nazwy). Prawda jest taka, że przypuszczalnie tylko przez kilka lub kilkanaście minut jesteśmy wstanie zajmować się określonym zadaniem.
Przykład z mojej branży: rysowanie szablonu strony internetowej. Zwykle zajmuje to kilka, kilkanaście, a czasem kilka dni. Nie da się tego robić bez przerwy. Po 30 minutach pojawiają się rozkojarzenia. Człowiek jest ciekawy tego co u znajomych, co w świecie, a czasem zabrałby się za inną pracę. I tutaj na ratunek przychodzi pomidor.
Metoda pomidora polega na dzieleniu pracy na odstępy czasowe (zwykle krótkie). Pracujemy, odpoczywamy, pracujemy itd. Wygląda to tak:
- 25 minut pracy
- 5 minut odpoczynku
- 25 minut pracy
- 5 minut odpoczynku
- 25 minut pracy
- 5 minut odpoczynku
- 25 minut pracy
- 15-20 minut odpoczynku (dłuższa przerwa).
Potem cykl się powtarza.
Przez 25 minut wykonujemy intensywnie ZAWSZE JEDNO zadanie. W tym czasie nic innego się nie liczy. To musi być pojedyncza praca - niedopuszczalne jest wykonywanie różnych zadań. Może to być np.: wykonywanie raportu, drukowanie faktur, pisanie wyników audytu, rysowanie, pisanie tekstu w Wordzie itp. Tylko jedno, konkretne zadanie. Nie odbierasz w tym czasie poczty e-mail, nie idziesz na śniadanie.
Prawie na pewno zdarzy się tak, że po 25-minutach nie skończysz tej konkretnej pracy. Kiedy minie pomidor (właśnie te 25 minut nazywa się pomidorem) natychmiast przerywasz pracę i odpoczywasz lub robisz coś co oderwie cię od niej. Jeżeli pracujesz przy blaszaku, to nie możesz przerwy spędzać przy komputerze. Przykładowo jak piszesz tekst w Wordzie, to przerwę zrób sobie np. na 10 przysiadów i rozmowę z kolegą (coś co oderwie Cię od kompa).
Jak minie przerwa, to natychmiast wracaj do pracy. I tak w kółko aż do czasu dłuższej przerwy, która zwykle wynosi 15-20 minut. To Twój czas na prawdziwy odpoczynek. Pewnie sam masz pomysł jak go spędzić. Powiem Ci co ja robię: schodzę na hamak i np. czytam książkę lub wychodzę z biura i jadę na przejażdżkę rowerem. Po powrocie do pracy zaczynam jakby od nowa (a ile już jest zrobione)! Możesz np. w długiej przerwie umyć naczynia. Ja raz dzięki długim przerwą posprzątałem dokładnie kilka pomieszczeń (tylko, czy to był odpoczynek :), oderwanie od normalnej pracy na pewno).
Jak pilnować czas pomidora?
Sam mam specjalny zegarek biurowy lub korzystam z aplikacji on-line. Polecam osobiście tę: tomatotimers.com . Klikasz na loop (pętla, czyli kilka etapów prac plus długa przerwa na końcu) i potem na przycisk play. Zaczynamy. Szybko przekonasz się jakie to fajne. Aplikacja (możesz ją też zainstalować w telefonie) poinformuje Cię dźwiękiem o przerwie lub końcu pracy.
Czy 25 minut pracy to obowiązek?
25 minut pracy i 5 minut przerwy to standard, ale nie obowiązek. Sam możesz ustalić czas swojej pracy i przerwy. Dostosuj go do swoich potrzeb. Mi osobiście idealnie przypadł domyślny timer. Uważam, że po 25 minutach trudno już zachować koncentrację i to jest dobry moment na przerwę.
To chyba wszystko na ten temat. Trzymam kciuki. Wiem jak trudno wygrać z samym sobą i zorganizować sobie czas. Mi się udało, Tobie pewnie też. Powodzenia i dziękuję, że wytrwałeś do końca tekstu.